Googleov radni prostor Razvio se daleko izvan okvira Gmaila i Diska; danas govorimo o snažnom, fleksibilnom i skalabilnom ekosustavu, pogodnom i za velike tvrtke i za svakog korisnika koji želi maksimalno iskoristiti svoj digitalni život.
U ovom članku ćemo otkriti neke korisne savjeti kako biste maksimalno iskoristili sve značajke Google Radni prostorPronaći ćete trikove za koje vjerojatno niste znali, načine za brži rad, ideje za rad izvan mreže, savjete za produktivnost, strategije za održavanje sigurnosti u vašoj organizaciji i, što je najvažnije, kako maksimalno iskoristiti svaku integriranu aplikaciju.
Glavne primjene i za što se koriste
Prvi korak za maksimalno iskorištavanje jest razumjeti što točno Google Workspace nudi:
- gmailMnogo više od e-pošte, omogućuje vam integraciju chatova, videopoziva i upravljanje zadacima bez napuštanja pristigle pošte.
- Google disk: pohrana u oblaku i suradnja u stvarnom vremenuUpravljajte datotekama, mapama i pristupom s velikom fleksibilnošću.
- Google dokumenti, tablice i slajdoviSuradnički uređivači teksta, proračunskih tablica i prezentacija koji vam omogućuju zajednički rad na jednom dokumentu.
- Google CalendarIdealno za organiziranje sastanaka, koordinaciju timova i održavanje zajedničkih dnevnih redova.
- Google susretIntegrirana platforma za videopozive s opcijama za snimanje sastanaka, dijeljenje zaslona i još mnogo toga.
- Google obrasciIzradite i distribuirajte ankete, kvizove ili obrasce u sekundama i upravljajte odgovorima u Tablicama.
- Google SitesAlat za izradu internih ili javnih web stranica, idealan za projekte, obuku ili prezentiranje informacija.
- Google Keep i Tasks: za brze bilješke, podsjetnike i upravljanje osobnim ili profesionalnim popisima obaveza.
- Konzola za administratore: Kontrolni centar za upravljanje korisnicima, dopuštenjima, sigurnošću i postavkama za cijelu vašu organizaciju.
Ovladajte izvanmrežnim načinom rada: Radite čak i kada nemate internet
Jeste li to znali Možete nastaviti uređivati dokumente, proračunske tablice i prezentacije čak i bez pristupa internetu.Ova je značajka bitna, posebno na putovanjima ili u područjima s neredovitom internetskom vezom. Da biste je aktivirali, idite u postavke Dokumenata, Tablica ili Prezentacija i uključite opciju. izvanmrežni rad. Od tad, Sve promjene koje napravite u svojim datotekama automatski će se sinkronizirati sljedeći put kada se ponovno povežete..
Osim toga, Gmail vam omogućuje i upravljanje e-poštom izvan mreže pomoću Chromea. Samo idite u postavke Gmaila, pronađite karticu "Izvan mreže", aktivirajte je i odaberite koliko dugo želite sinkronizirati. Na taj ćete način moći: Provjeravajte i sastavljajte poruke čak i bez interneta, koji će biti poslan čim ponovno uspostavite vezu.
Moć automatizacije i prečaca u Google Workspaceu
Više korisnih savjeta za Google Workspace: Možete uštedjeti vrijeme prilikom izrade dokumenata, sastanaka ili prezentacija uz super jednostavan trik: koristite .new naredbe izravno u traci preglednika za trenutno stvaranje nove datoteke Dokumenata (docs.new), Tablica (sheets.new), Prezentacija (slides.new) ili Meet sastanka (meet.new), između ostalog. Osim toga, ako radite s više Google računa, možete im dati prioritet pomoću /1, /2, /3 na temelju redoslijeda kojim ste ih dodali.
S druge strane, tipkovni prečaci su bitni za povećanje vaše učinkovitosti, posebno u Gmailu. Na primjer, pritisnite "C" za pisanje e-pošte, "R" za odgovor ili "E" za arhiviranje. Sve prečace možete pronaći pritiskom na Shift + ? u Gmailu.
A ako volite produktivnost, iskoristite je Skripta za Google Apps i AppSheet automatizirati složenije procese, kao što su automatske obavijesti ili izrada prilagođenih aplikacija iz vaših proračunskih tablica.
Master Gmail: Savjeti za organizaciju, sigurnost i učinkovitost
gmail To je puno više od slanja i primanja e-pošte. Jedan od ključeva je iskoristiti prednosti filteri i oznake, koji vam omogućuju automatsko organiziranje poruka: možete filtrirati prema pošiljatelju, predmetu ili ključnim riječima kako biste im dodijelili određenu oznaku, izravno arhivirati ili čak izbrisati, ovisno o vašim preferencijama. Na taj način vaša pristigla pošta nikada neće biti u neredu.
Ako želite dodati profesionalni dodir, postavite svoju prilagođenu domenu za korporativne račune (npr. ime@vasatvrtka.com), povećavajući imidž i kredibilitet vašeg poslovanja. Osim toga, u postavkama možete stvoriti standardizirani potpisi za sve zaposlenike i pojednostaviti komunikaciju pomoću automatski odgovori za redovne poruke.
Ne propustite povjerljivi način Gmail, koji vam omogućuje slanje privremenih e-poruka koje se ne mogu prosljeđivati, kopirati, ispisivati ili preuzimati. Vrlo korisno za zaštitu osjetljivih informacija. A ako trebate znati je li primatelj pročitao vašu poruku, upotrijebite Potvrda primitka.
Imate li velike priloge? S Google Chromeom to je jednostavno kao izravno povucite i ispustite datoteke ili slike u vašim e-porukama, iz bilo koje mape na vašem računalu.
Suradnja i timski rad: Disk, Dokumenti, Tablice i Prezentacije
Prava snaga Google Workspacea vidi se u načinu na koji omogućuje timovima da surađivati u suradnji, u stvarnom vremenu i s bilo kojeg mjestaGoogle disk je u središtu ove suradnje: datoteke možete organizirati u mape prema projektu ili odjelu, dijeliti ih s različitim razinama dopuštenja i pristupati im s bilo kojeg uređaja.
Upotrijebite zajedničke mape kako bi svi članovi imali pristup relevantnoj dokumentaciji i definirali dozvole na temelju toga tko može uređivati, samo pregledavati ili samo komentirati. Ne zaboravite omogućiti povijest verzija u Dokumentima, Tablicama i Prezentacijama, tako da možete oporaviti sve promjene ili se vratiti na prethodne verzije ako pogriješite.
U dokumentima uvijek koristite komentari i prijedlozi riješiti nedoumice izravno u tekstu, bez potrebe za slanjem desetaka e-poruka. A ako trebate usporediti dvije verzije dokumenta, usporedite dokumente Google dokumenti su idealni za otkrivanje razlika i upravljanje revizijama.
Još jedan vrlo koristan trik je bočna traka u kojoj možete otvoriti Google Keep (za bilješke), Google Tasks (za izradu zadataka) i Kalendar. Na taj način možete upravljati obvezama, zapisivati bilješke ili zapisivati ideje bez napuštanja dokumenta na kojem radite.
Napredno prilagođavanje i upravljanje Google diskom
Google disk ide daleko iznad pukog pohranjivanja. Možete stvoriti zajedničke mape po odjelima, projektima ili klijentima te definirati dopuštenja za svakog korisnika. Granularno upravljanje razinama pristupa iz administratorske konzole, dodjeljivanje uloga kao što su administrator, suradnik ili samo pregledač.
Trebate li privremeno dijeliti datoteke? Drive vam to omogućuje postaviti datume dospijeća za pristup vanjskih korisnika, idealno ako često radite s freelancerima ili povremenim suradnicima.
A ako vam je Disk gotovo pun, možete identificirati najveće datoteke jednostavno otvorite odjeljak "korišteno GB" kako biste lako vidjeli koje datoteke zauzimaju najviše prostora i izbrisali ih ako više nisu potrebne.
Upravljajte sastancima i rasporedima kao profesionalac: Google kalendar i Meet
Pomoću Google kalendara možete organizirati događaji, timski sastanci, webinari i održavajte savršenu koordinaciju između svih članova. Izradite timske kalendare za koordinaciju rasporeda i projekata. Prilikom organiziranja sastanaka imate mogućnosti poput skrivanja popisa gostiju ili zaštititi privatnost sudionika, vrlo korisno na korporativnim događajima.
Integrirajte Google Meet izravno u svoje događaje i kalendar videopoziva brzo iz Gmaila ili Kalendara. Osim toga, Meet dolazi s naprednim značajkama kao što su automatski titlovi, snimanje sastanka i mogućnost dijeljenja zaslona. Ako želite ići korak dalje, iskoristite dodatke poput Tactiqa za transkribirati i sažeti sastanke automatski.
Koristan savjet: Možete koristiti naredbu upoznati.novo u pregledniku kako biste u trenu otvorili novi sastanak, bez korištenja sučelja Kalendara ili Meeta.
Pametni predlošci i čipovi: Izrađujte dokumente brže i s više informacija
Jedan od načina za uštedu vremena je korištenje unaprijed dizajnirani predlošci koje Google nudi u Dokumentima, Tablicama i Prezentacijama. Od zapisnika sa sastanaka do proračuna, prezentacija i životopisa, imate mnoštvo dizajna spremnih za prilagodbu.
Nadalje, funkcija od pametni čip jedan od novi Najmoćnije značajke Workspacea: jednostavnim tipkanjem "@" dobivate pristup izborniku za umetanje osoba, datoteka, događaja u kalendaru ili čak stvaranje padajućih izbornika i tablica za praćenje bez napuštanja dokumenta.
U Tablicama također možete izravno označavati korisnike u ćelijama, dodavati ocjene ili umetati tokene povezanih datoteka, što olakšava upravljanje projektima i timovima bez gubitka konteksta.
Umetnite vanjske resurse: videozapise, karte, slike i drugo
Integracija Workspacea s drugim Googleovim uslugama omogućuje, na primjer, pretvoriti poveznice s YouTubea ili Google karata u pametne čipove jednim pritiskom tipke. Jednostavno zalijepite URL i pritisnite "Tab" i automatski ćete vidjeti ugrađeni pregled - vrlo korisno za izvješća, prezentacije ili dokumentaciju.
U Slajdovima možete pretraživati i umetati slike izravno s Googlea, bez napuštanja aplikacije. dodajte vizualniji dizajn svojim prezentacijamaOsim toga, imat ćete pristup funkciji laserskog pokazivača za isticanje informacija uživo i možete automatski prilagodi tekst kako bi se prilagodili slajdovima bez gubljenja vremena na podešavanje tekstnih okvira.
Sigurnost, upravljanje i kontrola: Iskoristite prednosti upravljačke konzole
Google Workspace stavlja veliki naglasak na sigurnost. U Administratorska konzola možete konfigurirati dvostepena provjera autentičnosti za sve korisnike, dodijelite uloge i dopuštenja, pregledajte aktivnosti, revidirajte dijeljene datoteke i definirajte jasne politike o tome tko može pristupiti datotekama ili ih dijeliti izvan organizacije.
Ako ikada trebate oporaviti izbrisani račun, imate do 20 dana da ga vratite i povezane podatke. Možete koristiti Google Admin Toolbox istražiti tehničke incidente, analizirati zaglavlja e-pošte i brzo riješiti probleme. Sve je to ključno za zaštitu i kontrolu informacija tvrtke.
Na dijeljenim diskovima možete precizno podesiti koji korisnici imaju pristup samo za uređivanje ili čitanje, čime se sprječavaju slučajne izmjene od strane tima.
Dodatni trikovi i manje poznati savjeti za Google Workspace
Želite li podijeliti datoteku bez mogućnosti uređivanja od strane bilo koga? Promijenite "uredi" u "pregled" u URL-u kako biste poslali samo pregled. Ako trebate Ugnijezdite oznake u Gmailu, to možete učiniti kako biste simulirali mape unutar drugih mapa, što olakšava organiziranje velikih količina e-pošte.
S Google Sites imate mogućnost da izrada intraneta, internih web stranica za obuku ili čak javne stranice događaja, smještene na Disku i s mogućnošću povezivanja prilagođene domene.
Google Keep i Tasks olakšavaju upravljanje zadacima i podsjetnicima, integrirajući se s Kalendarom kako biste uvijek bili u tijeku sa svim svojim obvezama, a uz automatske podsjetnike ne biste ništa zaboravili.
Google Workspace je revolucionirao način na koji pojedinci, tvrtke i organizacije rade, surađuju i upravljaju informacijama. Njegov uspjeh leži u integraciji, sigurnosti, fleksibilnosti prilagodbe bilo kojoj potrebi i globalnoj zajednici koja svakodnevno doprinosi savjetima i poboljšanjima. Odvojite vrijeme da naučite sve njegove značajke i kombinirajte alate na svoj način kako biste svoju osobnu i profesionalnu produktivnost podigli na višu razinu.