Rješavanje problema s formatiranjem u Word dokumentima: cjelovit, učinkovit i prirodan vodič

Jeste li se ikada osjećali istinski frustrirano kada ste otvorili Word dokument i pronašli čudne prijelome redaka, neispravne tablice, promijenjene fontove, poruke o pogreškama ili jednostavno datoteke koje se odbijaju otvoriti? Ne brini, nisi jedini/a. Ovo je problem s formatiranjem u Wordu, problemi koji su uobičajeni, kako u radnom tako i u privatnom okruženju. Ponekad je mala promjena verzije, neočekivano gašenje računala ili drugačiji funkcionalni predložak dovoljan da dokument prestane funkcionirati kako očekujemo.

U ovom ćemo članku na najpotpuniji i najjasniji mogući način obraditi sve uobičajene uzroke problema s formatiranjem u Word dokumentima i, što je najvažnije, rješenja i korake koje možete slijediti kako biste ih riješili. oporavite svoju datoteku i dobar izgled vaših dokumenata. Od jednostavnih metoda ugrađenih u sam Word do korištenja specifičnih programa i malo poznatih trikova, evo ultimativnog vodiča kako spriječiti da vaše datoteke očajavaju kada postanu neuredne. Krenimo na posao!

Najčešći uzroci problema s formatiranjem i otvaranjem u Word dokumentima

Prije nego što se požurimo s rješenjima, ključno je razumjeti zašto se ti problemi javljaju. Najčešći uzroci pogrešaka u formatiranju, poruka o nekompatibilnosti ili dokumenata koje je nemoguće uređivati ​​obično su posljedica jednog od sljedećih čimbenika:

• Datoteke oštećene neočekivanim gašenjima, nestankom struje ili prisilnim gašenjima.
• Pogreške prilikom spremanja ili prijenosa datoteke (na primjer, s nepravilno uklonjenog USB-a ili putem nestabilnog oblaka).
• Zlonamjerni softver ili virusne infekcije koje utječu na samu Word datoteku ili Word instalaciju.
• Problemi s kompatibilnošću između verzija Worda, posebno ako miješate .doc i .docx datoteke ili formate izvezene iz drugih programa.
• Fontovi, predlošci ili stilovi koji nisu instalirani na računalu na kojem otvarate dokument.
• Pogreška u ekstenziji datoteke (npr. netočno preimenovanje) ili regionalnim postavkama.
• Zlonamjerni ili blokirani makroi, posebno u datotekama preuzetim s interneta.

Poznavanje ovih ključnih točaka olakšat će prepoznavanje izvora specifičnog problema koji vas pogađa i odabir najprikladnijeg rješenja.

Provjerite je li vaša datoteka oštećena ili je problem u Wordu

Prije nego što se dotaknete dokumenta, dobro je provjeriti je li problem u samoj datoteci ili u vašoj Word instalaciji. Ovi koraci će vam pomoći da razlikujete:

• Pokušajte otvoriti druge Word dokumente na tom računalu. Ako se ostale normalno otvore, vjerojatno je samo ta određena datoteka oštećena.
• Otvorite istu datoteku na drugom računalu ili upotrijebite online verziju programa Word. Ako ni tamo ne radi, datoteka je oštećena. Ako se otvori ispravno, problem može biti u instalaciji Worda ili čak u upravljačkim programima pisača.

Rješenja kada se dokument ne otvara ili prikazuje ozbiljne pogreške

Ako vam Word ne dopušta otvaranje dokumenta, dobijete poruku poput "Nije moguće otvoriti zbog problema s formatiranjem" ili vidite simbole, prekide i isprekidane stranice, vrijeme je za početak. Uvijek počnite s jednostavnim metodama i povećavajte složenost samo ako gore navedeno ne funkcionira:

Otvori dokument u načinu skice bez ažuriranja poveznica

1. Pokrenite Word i odaberite karticu Prikaz, a zatim odaberite Prikaz Nacrt. kako bi se izbjeglo učitavanje naprednih elemenata formatiranja.
2. U Opcije > Napredne opcije > Prikaži sadržaj dokumenta, označite "Koristi font skice u prikazima skice i strukture" i "Prikaži rezervirana mjesta za slike".
3. U odjeljku Općenito onemogućite "Automatsko ažuriranje poveznica pri otvaranju"..
4. Otvorite datoteku koristeći ove postavke i provjerite prikazuje li se osnovni sadržaj..

Umetnite oštećenu datoteku kao tekst u novi dokument

1. Izradite novi prazan dokument.
2. Idite na karticu Umetni > Objekt > Umetni tekst iz datoteke.
3. Odaberite oštećenu datoteku kako bi Word mogao pokušati ispisati sav tekst koji se može oporaviti.

Stvorite vezu na neispravan dokument, a zatim je prekinite

1. Napravite novi dokument i upišite neki jednostavan tekst (npr. „test“). Sačuvaj to.
2. Kopirajte tekst i stvorite Posebno lijepljenje > Zalijepi poveznicu > Tekst formatiran u RTF formatu u drugom novom dokumentu.
3. Promijenite vezu tako da vodi do oštećene datoteke (kontekstni izbornik > Objekt povezanog dokumenta > Veze > Promijeni izvor).
4. Prekinite vezu kako biste pokušali natjerati Word da kopira sve informacije koje može i ukloni referencu.

Koristite pretvarač "Oporavak teksta iz bilo koje datoteke"

1. U odjeljku Otvori datoteku u Wordu odaberite vrstu datoteke "Oporavi tekst iz bilo koje datoteke (*.*)".
2. Ova opcija obično oporavlja barem glavni dio teksta, iako ćete morati ukloniti neke suvišne znakove na početku ili kraju.

Kopiraj sav sadržaj osim zadnje oznake odlomka u čisti dokument

1. Napravite novi dokument.
2. Otvorite oštećenu datoteku i odaberite sav sadržaj osim zadnje oznake odlomka (Ctrl+End, zatim Ctrl+Shift+Home).
3. Kopirajte i zalijepite u novi dokument kako biste isključili potencijalne probleme povezane s oštećenim završnim dijelovima.

Promijenite predložak povezan s dokumentom

Oštećeni predložak, poput onog dobro poznatog Normal.dotm, može uzrokovati vizualne probleme ili spriječiti otvaranje datoteke. Za provjeru:

1. S otvorenim dokumentom idite na Datoteka > Opcije > Dodaci > Upravljanje predlošcima > Idi i pogledajte koji je predložak dodijeljen.
2. Ako je to Normal.dotm, zatvorite je i preimenujte u uobičajenu putanju: %userprofile%\appdata\roaming\microsoft\templates
3. Word će automatski generirati novi, obično ispravljajući pogreške u formatiranju.

Pokreni Word u sigurnom načinu rada (/a)

Trčanje winword.exe /a Iz izbornika Pokreni (Win+R) pokreće se Word bez učitavanja dodataka ili prilagodbi. Ako možete otvoriti datoteku na ovaj način, problem je u vašim postavkama ili u predlošcima/automatskim učitavanjima.

Privremeno promijenite upravljački program pisača

Ponekad oštećen ili nekompatibilan upravljački program pisača može promijeniti izgled dokumenata. Pokušajte se prebaciti na virtualni pisač poput Microsoft XPS Document Writera, otvorite datoteku i provjerite formatiranje.

Koristite Wordovu značajku "Otvori i popravi"

Ova metoda je vrlo pristupačna, ali je malo ljudi koristi:

1. Iz izbornika "Otvori" u Wordu odaberite oštećenu datoteku.
2. Na strelici pored "Otvori" odaberite "Otvori i popravi".
3. Word će pokušati oporaviti datoteku i njezin sadržaj.

Spremi datoteku u drugim formatima i pretvori je natrag

Klasična tehnika za otključavanje problematičnih datoteka je:

• Otvorite datoteku (ako je moguće), spremite je kao RTF, HTML ili TXT.
• Zatvorite i ponovno otvorite tu datoteku u novom formatu.
• Spremi ponovno kao .docx.

Ovaj proces čisti unutarnju strukturu dokumenta i uklanja nekompatibilne ili oštećene dijelove. Imajte na umu da će formatiranje kao tekst ukloniti svako vizualno formatiranje.

Kopirajte samo neoštećene dijelove dokumenta

Ako ništa od navedenog ne uspije, otvorite oštećenu datoteku i pokušajte utvrditi koji dijelovi još uvijek izgledaju dobro. Kopirajte i zalijepite ove odjeljke u novi dokument da biste ga ručno ponovno izgradili.

Prebacujte se između Word prikaza (Dizajn, Skica, Web) kako biste pronašli skriveni ili skraćeni sadržaj i uklonili samo problematične elemente.

Uredite datoteku pomoću Notepada kako biste oporavili bitan sadržaj

Kao krajnje sredstvo, datoteku možete otvoriti pomoću programa Notepad. Datoteka će biti okružena nečitljivim kodom, ali ponekad možete spasiti velike blokove teksta. Uklonite binarni kod i spremite ga pod drugim imenom prije nego što ga ponovno otvorite u Wordu i formatirate.

Rješenja za specifične probleme s formatiranjem: prijelomi, tablice, polja i datumi

Osim općeg oštećenja datoteka, Word može uzrokovati vizualni ili problemi s rasporedom vrlo specifičan. Evo najčešćih situacija i njihovih rješenja:

Tekst prelijeva se ili je izvan tablica

1. Otvorite predložak ili dokument i označite problematičnu ćeliju.
2. U kontekstnom izborniku ili na kartici svojstava potražite "Svojstva tablice" i postavite poravnanje na "Centrirano".
3. Za potpunu kontrolu formatiranja, stvorite novi stil iz upravitelja stilova: definirajte font, veličinu, boju i postavite hoće li stil nasljeđivati ​​postojeći.
4. Spremite predložak i ažurirajte ga na svom sustavu ili bilo kojoj platformi koju koristite.

Tablice koje su duplicirane između stranica

1. Desnom tipkom miša kliknite na zahvaćenu tablicu i idite na "Svojstva tablice".
2. Na kartici "Redak" poništite odabir opcija "Dopusti podjelu redaka na više stranica" i "Ponovi kao redak zaglavlja na svakoj stranici".
3. Primijenite promjene i spremite predložak ili dokument.

Prijelomi redaka se ne prikazuju ispravno (u tekstualnim poljima)

Kada automatski generirate dokumente iz predložaka (na primjer, u sustavima poput Athena ili sličnih platformi), prijelomi redaka možda se neće ispravno odraziti. Ako koristite mehanizam predložaka koji podržava filtere slične Djangu, primijenite filtere poput ovog:

• prijelomi redaka: mijenja prijelome redaka u
  .
• prijelomi redaka: pretvara dvostruke prijelome u odlomke ( ).

Neispravno formatirana polja datuma

Za prilagodbu formata datuma u automatski generiranim predlošcima upotrijebite odgovarajuću funkciju formatiranja, na primjer u Pythonu:

{{ fil.creation_date.strftime('%B %d %Y') }}

Dokument će prikazati mjesec, dan i godinu na temelju predloška koji odaberete.

Pogreške u formatiranju i proširenjima: kako ih riješiti

Word često prikazuje poruke poput „Format datoteke ne odgovara ekstenziji“ ili „Ovo nije valjani format“. To se obično događa kada pogrešno preimenujemo ekstenziju, preuzmemo loše izvezenu datoteku ili je dokument pretrpio neku digitalnu štetu. Evo najkorisnijih rješenja:

Ručna promjena ekstenzije

1. Omogućite prikaz ekstenzija datoteka iz opcije "Prikaz" u Istraživaču datoteka.
2. Promijenite ekstenziju .docx u .doc ili obrnuto, ovisno o podrijetlu dokumenta.
3. Potvrdite kada vas Windows to zatraži i pokušajte otvoriti datoteku.

Otključaj zaštićene datoteke

1. Desnom tipkom miša kliknite datoteku i idite na "Svojstva".
2. Označite okvir "Otključaj" ako se pojavi.
3. Primijenite promjene i pokušajte ponovno otvoriti dokument u Wordu.

Popravak instalacije Microsoft Officea

1. Iz postavki sustava Windows idite na Aplikacije i potražite Microsoft 365 ili „Office”.
2. Kliknite na "Napredne opcije" i odaberite opciju "Popravi".
3. Ponovno pokrenite računalo i ponovno testirajte zahvaćenu datoteku.

Koristite posebne programe za popravak Word datoteka

Kada Wordove izvorne metode ne riješe problem, postoje alati trećih strana (mnogi s besplatnim i plaćenim verzijama) koji mogu pomoći:

• Popravak dokumenata EaseUS Fixo: Vrlo popularan za oporavak oštećenih datoteka, omogućuje vam istovremeni popravak više datoteka, njihov pregled prije spremanja i učinkovit je čak i s teško oštećenim dokumentima.
• Wondershare Repairit: Popravlja oštećene Word datoteke, slike, pa čak i ugrađene videozapise. Omogućuje vam vraćanje i .doc i .docx datoteka te nudi različite strategije oporavka.
• Popravak Yodot DOC-a: Široko korišteno rješenje za popravak oštećenih DOC/DOCX datoteka. Omogućuje vam pregled rezultata prije spremanja, kompatibilan sa svim verzijama Worda.

U svim tim slučajevima postupak je sličan: odaberite oštećenu datoteku, pokrenite skeniranje/oporavak i spremite rezultat na drugu lokaciju kako biste izbjegli prepisivanje izvornika, u slučaju da trebate napraviti više pokušaja.

Druge uobičajene greške i kako ih ispraviti

Sumnjivi predlošci i makroi

Ako datoteka sadrži makroe, a Word je blokira, to može biti zbog prisutnosti zlonamjernog koda. Preporučujemo:

• Skenirajte datoteku pomoću Windows Defendera ili bilo kojeg ažuriranog antivirusnog programa.
• Izbjegavajte omogućavanje makronaredbi ako ne vjerujete izvoru dokumenta.
• Izbrišite ili vratite predložak Normal.dotm kako biste uklonili trajne postavke povezane s virusima.

Pogreške kompatibilnosti između verzija

Word je relativno kompatibilan između .doc i .docx formata, ali drugi formati (RTF, ODT, HTML) mogu biti problematični. Ako je datoteka iz drugog programa, zatražite da vam se pošalje kao .docx. Ako postoje praznine u formatiranju, morat ćete ručno ponoviti neke dijelove izgleda.

Fontovi nisu dostupni na vašem računalu

Ako otvorite dokument i vidite isprekidani tekst, neispravne tablice ili neobična poravnanja, vjerojatno nedostaje izvorni font korišten za stvaranje datoteke. Zamolite pošiljatelja da vam instalira font na računalo ili promijenite stilove prema svojim željama.

Datoteke u načinu rada "samo za čitanje" ili zaključanom načinu rada

Postoje slučajevi kada dokument dopušta samo čitanje, što sprječava spremanje promjena. Uzroci mogu biti:

• Nemate dopuštenja za uređivanje (zatražite pristup od administratora datoteke ili autora).
• Datoteka se otvara dva puta na istom računalu. Zatvorite jednu od instanci.
• Datoteka ima označen potvrdni okvir "Samo za čitanje" u Svojstvima. Poništite odabir da biste mogli uređivati.

Problemi zbog nedostatka licence

Ako je vaš Word prešao u način rada samo za čitanje, provjerite je li vam istekla pretplata na Microsoft 365 ili nemate aktiviranu licencu. Aktivacijom izvorne licence ponovno ćete moći normalno uređivati ​​i spremati.

Greške zbog nedostatka memorije ili prevelike datoteke

Ako vaše računalo ima malo resursa ili je datoteka velika, zatvorite sve moguće aplikacije prije otvaranja Worda. Ako i dalje ne uspijeva, nadogradite virtualnu memoriju ili koristite web verziju Worda koja koristi manje resursa.

Ne možete izbrisati datoteku

Nije moguće izbrisati otvorenu datoteku u Wordu. Uvijek zatvorite program i dokument prije nego što ga pošaljete u smeće.

Preporuke za izbjegavanje budućih problema s Word dokumentima

• Uvijek napravite kopiju datoteke prije početka bilo kakvog popravka. Na taj način, ako nešto pođe po zlu, nećete izgubiti sav svoj sadržaj.
• Redovito ažurirajte Microsoft Office i svoj operativni sustav. Mnogi se problemi rješavaju jednostavnim ažuriranjem na najnoviju verziju.
• Izbjegavajte prisilna gašenja ili uklanjanje vanjskih pogona bez korištenja sigurne metode. Word datoteke su posebno osjetljive na iznenadne prekide.
• Uvijek budite oprezni s datotekama primljenim putem e-pošte od nepoznatih pošiljatelja, posebno ako sadrže makroe.
• Ako često radite s predlošcima, provjerite jesu li ažurirani i ne sadrže li unutarnje greške.

Druge uobičajene greške i kako ih ispraviti

Sumnjivi predlošci i makroi

Ako datoteka sadrži makroe, a Word je blokira, to može biti zbog prisutnosti zlonamjernog koda. Preporučujemo:

• Skenirajte datoteku pomoću Windows Defendera ili bilo kojeg ažuriranog antivirusnog programa.
• Izbjegavajte omogućavanje makronaredbi ako ne vjerujete izvoru dokumenta.
• Izbrišite ili vratite predložak Normal.dotm kako biste uklonili trajne postavke povezane s virusima.

Pogreške kompatibilnosti između verzija

Word je relativno kompatibilan između .doc i .docx formata, ali drugi formati (RTF, ODT, HTML) mogu biti problematični. Ako je datoteka iz drugog programa, zatražite da vam se pošalje kao .docx. Ako postoje praznine u formatiranju, morat ćete ručno ponoviti neke dijelove izgleda.

Fontovi nisu dostupni na vašem računalu

Ako otvorite dokument i vidite isprekidani tekst, neispravne tablice ili neobična poravnanja, vjerojatno nedostaje izvorni font korišten za stvaranje datoteke. Zamolite pošiljatelja da vam instalira font na računalo ili promijenite stilove prema svojim željama.

Datoteke u načinu rada "samo za čitanje" ili zaključanom načinu rada

Postoje slučajevi kada dokument dopušta samo čitanje, što sprječava spremanje promjena. Uzroci mogu biti:

• Nemate dopuštenja za uređivanje (zatražite pristup od administratora datoteke ili autora).
• Datoteka se otvara dva puta na istom računalu. Zatvorite jednu od instanci.
• Datoteka ima označen potvrdni okvir "Samo za čitanje" u Svojstvima. Poništite odabir da biste mogli uređivati.

Problemi zbog nedostatka licence

Ako je vaš Word prešao u način rada samo za čitanje, provjerite je li vam istekla pretplata na Microsoft 365 ili nemate aktiviranu licencu. Aktivacijom izvorne licence ponovno ćete moći normalno uređivati ​​i spremati.

Greške zbog nedostatka memorije ili prevelike datoteke

Ako vaše računalo ima malo resursa ili je datoteka velika, zatvorite sve moguće aplikacije prije otvaranja Worda. Ako i dalje ne uspijeva, nadogradite virtualnu memoriju ili koristite web verziju Worda koja koristi manje resursa.

Ne možete izbrisati datoteku

Nije moguće izbrisati otvorenu datoteku u Wordu. Uvijek zatvorite program i dokument prije nego što ga pošaljete u smeće.

Preporuke za izbjegavanje budućih problema s Word dokumentima

• Uvijek napravite kopiju datoteke prije početka bilo kakvog popravka. Na taj način, ako nešto pođe po zlu, nećete izgubiti sav svoj sadržaj.
• Redovito ažurirajte Microsoft Office i svoj operativni sustav. Mnogi se problemi rješavaju jednostavnim ažuriranjem na najnoviju verziju.
• Izbjegavajte prisilna gašenja ili uklanjanje vanjskih pogona bez korištenja sigurne metode. Word datoteke su posebno osjetljive na iznenadne prekide.
• Uvijek budite oprezni s datotekama primljenim putem e-pošte od nepoznatih pošiljatelja, posebno ako sadrže makroe.
• Ako često radite s predlošcima, provjerite jesu li ažurirani i ne sadrže li unutarnje greške.

Kao što ste vidjeli, problemi s formatiranjem u Wordu mogu imati mnogo različitih uzroka i ne postoji jedno čarobno rješenje. Važno je djelovati pažljivo i bez žurbe: od isprobavanja ugrađenih funkcija Worda ("Otvori i popravi", formatiranje, kopiranje sadržaja u drugi dokument) do pribjegavanja specijaliziranim programima ako datoteka i dalje postoji. Prevencija je bitna: sigurnosne kopije i dobre prakse prilikom spremanja ili prijenosa dokumenata uštedjet će vam mnogo problema.

Zapamtite da se većina pogrešaka može ispraviti ako slijedite odgovarajuće korake i ne žurite. Dobar Word dokument ključan je za vaš svakodnevni rad, stoga ne očajavajte i oporavite svoje datoteke kao profesionalac! Podijelite ovaj vodič i pomozite drugim korisnicima riješiti probleme s formatiranjem u Wordu.