OneNote To je puno više od digitalne bilježniceTo je fleksibilan prostor u kojem možete kombinirati tekst, slike, zvuk, videozapise, proračunske tablice, zadatke i crteže, a može se i sinkronizirati na svim vašim uređajima. Ako ste organizirani, može postati vaše središte za učenje, rad ili upravljanje projektima bez da propustite niti jedan detalj.
U ovom vodiču prikupljamo i prepisujemo Najbolji trikovi, prečaci i napredne upotrebeUčinkovita organizacija s bilježnicama, odjeljcima i stranicama; oznake, OCR, predlošci, integracije s Outlookom i Teamsom, web snimke, načini prikaza, zaštita lozinkom i profesionalni slučajevi upotrebe poput prodaje, obuke i timskih wikija. Sve u jednom praktičnom članku na španjolskom.
Organizirajte se kao profesionalac: blokovi, odjeljci, stranice i podstranice
Arhitektura OneNotea je hijerarhijskaIzradite više bilježnica, podijelite svaku na odjeljke i dodajte stranice i podstranice unutar njih. Ova struktura vam omogućuje odvajanje po projektima, temama ili klijentima te održavanje svega organiziranim i dostupnim.
- Pomaknite kartice stranica ulijevo ako vam je tako praktičnije.Iz Datoteka > Opcije > Izgled možete omogućiti opciju prikaza kartica stranica s lijeve strane kako biste ih poravnali s tokom čitanja.
- Kombiniranje dupliciranih ili preklapajućih dijelova bez straha od gubitka sadržaja: desnom tipkom miša kliknite karticu odjeljka > Spoji u drugi odjeljak i odaberite odredište za objedinjavanje u jednom prostoru.
- Odjeljci povezani s grupama Za velike projekte kliknite desnom tipkom miša na odjeljak > Nova grupa odjeljaka, dajte mu naziv i premjestite povezane odjeljke u nju. Kada promijenite grupe, vidjet ćete samo te odjeljke, što smanjuje nered.
- Obojite, preimenujte, zaštitite i podijeliteDesnom tipkom miša kliknite odjeljke, stranice ili bilježnice da biste promijenili boju, preimenovali, premjestili ili kopirali, izvezli, kopirali veze za dijeljenje i zaštitili osjetljive odjeljke lozinkom.
Dijeljenje i suradnja: timske bilježnice i kontrola pristupa
- Dijelite cijelu bilježnicu za kolaborativni radU odjeljku Datoteka > O nama > Postavke > Dijeli ili premjesti, pozovite ljude putem e-pošte i odlučite mogu li uređivati ili samo pregledavati. Idealno za odvajanje osobne bilježnice od one koju dijelite s timom.
- U modernoj aplikacijiTakođer možete otići na Datoteka > Dijeli > Dijeli s drugima, dodati adrese i poruku. Prilagodite dopuštenja po osobi i opozovite pristup kad god vam zatreba.
- Zaštitite odjeljke lozinkom Ako rukujete privatnim podacima (trenerstvo, ljudski resursi, dnevnik). Kada zaključate odjeljak, sve njegove stranice postaju nedostupne bez lozinke. Pažljivo odaberite lozinku: ako je zaboravite, ne možete je oporaviti.
- Koristite OneDrive ili SharePoint tako da su vaše bilježnice u oblaku, sinkronizirane i dijelljive na različitim uređajima; zatim odlučite tko može pristupiti svakoj bilježnici s vezama samo za čitanje ili uređivanje.
Slobodno pisanje i oblikovanje: tekstualni okviri, stilovi i linije
- Pišite gdje god želite na stranici- Kliknite bilo gdje i OneNote će stvoriti tekstualni spremnik kojem možete mijenjati veličinu i premještati ga. Korisno je za vizualne dijagrame, mape uma ili uzimanje pojedinačnih ideja i njihovo kasnije organiziranje.
- Primijenite profesionalni format s početne stranice: font, veličina, boja, podebljano, kurziv, podcrtavanje, popisi, uvlačenja i stilovi (naslovi, citati…). Svaki kontejner se ponaša kao mini program za obradu teksta.
- Aktiviranje redaka ili mreža U Prikazu > Pravila za poravnato pisanje odaberite vrstu mreže i njezinu boju. To olakšava bilježenje i crtanje osnovnih dijagrama.
- Promijenite boju stranice (Prikaz > Boja stranice) za vizualno razlikovanje tema ili prioriteta. Kodiranje bojama je odličan trik za produktivnost kada broj bilješki raste.
- Dostupan tamni način rada: U Datoteka > Opcije > Općenito odaberite temu 'Crna' kako biste ublažili umor očiju u okruženjima sa slabim osvjetljenjem. Boje vaših bilješki se automatski prilagođavaju.
Pametne oznake: Sortiraj po značenju, ne samo po lokaciji
- Oznake vam štede vrijemeOznačite zadatke, važne stavke, telefonske brojeve, pitanja, ideje ili stvorite prilagođene oznake. Zatim upotrijebite pretragu oznaka kako biste pronašli ključ, čak i ako je raspršen na više blogova.
- Označite specifične fragmenteNe samo cijele stranice. Desnom tipkom miša kliknite traku tekstualnog spremnika > Oznake i primijenite odgovarajuću. Na ovaj način možete pronaći broj ili ideju bez potrebe za pretraživanjem cijele stranice.
- Integrirajte zadatke s OutlookomOdaberite popis ili redak, kliknite desnom tipkom miša > Označi kao zadatak i odaberite datum dospijeća (danas, sutra itd.). Zadatak će se također pojaviti u Outlooku za praćenje i označavanje kao dovršenog.
Predlošci i prilagodba: prilagođene stranice i prilagođena vrpca
- Predlošci stranica za uštedu vremenaUmetni > Predlošci stranica, odaberite unaprijed dizajnirane izglede (sastanci, popisi, ukrasne pozadine itd.) ili spremite bilo koju od vlastitih stranica kao predložak za ponovnu upotrebu njihove strukture.
- Prilagodite vrpcuDesnom tipkom miša kliknite bilo gdje na vrpci > Prilagodi vrpcu i dodajte najčešće korištene naredbe kako bi vam uvijek bile pri ruci.
- Automatsko ispravljanje na usluziDatoteka > Opcije > Jezička provjera > Opcije samoispravka i stvorite vlastite pametne kratice (na primjer, upisivanjem pq što se proširuje na jer ili često korišteni tekstovi).
- Revizija i prijevod tekstaU Pregledu ćete pronaći provjeru pravopisa, tezaurus i prevoditelja za svaki tekstualni spremnik, korisno za čišćenje bilješki ili prevođenje fragmenata.
Potpuno snimanje: slike, OCR, audio, video, PDF i web stranice
- Umetnite slike s fotoaparata, datoteka ili s internetaUmetni > Slike i odaberite izvor. Također možete zalijepiti screenshot izravno na stranici na kojoj radite.
- Izdvajanje teksta iz slika pomoću OCR-aDesni klik na sliku > Kopiraj tekst sa slike. Ovo posebno dobro funkcionira s tiskanim dokumentima; rukopis će možda trebati malo prepisati.
- Priložite datoteke ili umetnite svoju 'tiskanu kopiju'Povucite i ispustite dokumente u OneNote da biste ih priložili ili odaberite Umetni ispis da biste njihov sadržaj ispisali kao stranice s kojima možete komentirati.
- Uređivanje priloga dvostrukim klikom Nema potrebe za preuzimanjem i ponovnim prijenosom; odaberite s kojom aplikacijom želite otvoriti i spremite promjene.
- Uvoz iz ispisa- U Wordu, Edgeu ili bilo kojoj aplikaciji odaberite pisač 'Pošalji u OneNote' da biste odabrali gdje u bilježnici želite spremiti PDF ili dokument.
- Snimite zvuk ili video unutar bilješkeUmetni > Snimka i odaberite zvuk ili video. Pojavit će se okvir s datumom i prostorom za bilješke. Savršeno za sastanke ili za pregled konteksta prije snimanja.
- Ugradite online videozapiseUmetni > Online video, zalijepite URL i prikažite video na svojoj stranici kao bogatu referencu.
- Izrežite web pomoću OneNote Web ClipperaProširenje za Chrome, Edge i Firefox izrezuje stranice, isječke, slike ili PDF-ove i šalje ih u vašu bilježnicu za kasniju upotrebu na bilo kojem uređaju.
Integracija s Microsoftovim ekosustavom: Outlook, OneDrive, Teams i još mnogo toga
- OneNote igra kao tim s OutlookomPretvorite retke u zadatke, pošaljite stranice e-poštom (Početna > E-pošta > Pošalji stranicu e-poštom) i povežite stranice s događajima u kalendaru i sudionicima sastanka.
- Brze bilješke i ljepljive bilješkeU mobilnoj i web aplikaciji vidjet ćete integrirane brze bilješke; savršene su za brzo bilježenje ideja i njihovo ponovno pregledavanje na računalu. AndroidDodajte tekstualne, audio i slikovne widgete na početni zaslon.
- Digitalizirajte pomoću Microsoft LensaSkenirajte dokumente, bijele ploče ili račune i pošaljite ih u OneNote s OCR-om kako biste ih mogli pretraživati i označavati.
- OneDrive i SharePoint temelj su za sinkronizaciju i dijeljenje. U timovima je OneNote unutar Microsoft Teamsa i SharePoint web-mjesta idealan za dijeljene projekte i aktivne playbookove.
Vizija, produktivnost i prečaci: savladajte alat
- Pričvrstite OneNote na radnu površinu Za bilješke tijekom rada s drugim aplikacijama: Prikaz > Pričvrsti na radnu površinu. OneNote će uvijek biti vidljiv sa strane.
- Ugrađeni kalkulatorUpišite operaciju i nakon znaka jednakosti pritisnite razmaknicu za trenutni prikaz rezultata (na primjer, 25*4= i razmak).
- Bitni prečaci u sustavu Windows:
– Ctrl+Shift+M: Prozor za brze bilješke
– Ctrl+N: nova stranica
– Alt+Shift+D: umetanje datuma i vremena
– Ctrl+E: pretraži sve bilješke
– Ctrl+1/2/3…: oznake poput Na čekanju, Važno, Pitanje, Zapamti, Definicija
– Ctrl+N (podebljano), Ctrl+K (kurziv), Ctrl+S (podcrtano)
– Ctrl+Alt+D: usidri OneNote - Prilagodite i mentalnu tipkovnicuIzradite vlastitu tablicu ekvivalentnih oznaka i prečaca koje svakodnevno koristite za označavanje, pretraživanje i navigaciju bez skidanja ruku s tipkovnice.
Napredni slučajevi upotrebe u prodaji, obuci i projektima
- Prodajni sastanci s korisnim predlošcimaIzradite stranicu s poljima za sudionike, kontaktne podatke, stil komunikacije kupca i ključna pitanja. Uvijek završite s "sljedećim koracima" i pretvorite ih u Outlook zadatke kako ne biste ništa zaboravili.
- Poslovni coaching s privatnošćuJedan odjeljak po osobi, zaštićen lozinkom. Koristite predloške poput GROW i pošaljite sažetak dogovorenih radnji nakon svake sesije. Ovaj vodič vam pomaže da izvučete maksimum iz njega na različitim platformama..
- Recenzije izvedbeZabilježite prekretnice i metrike pomoću jednostavnih nadzornih ploča i zabilježite dogovore. Možete ga održati u privatnim dijelovima ili ga odvojiti od coachinga, ovisno o vašem procesu.
- Obuka i uvođenje u posaoOrganizirajte module kao odjeljke, a lekcije kao stranice s tekstom, videozapisima i zvukom. Dodajte kvizove pomoću Microsoft Formsa i ponovno upotrijebite lekcije kao predloške. Idealno za uključivanje novih članova.
- OneNote kao 'mini CRM' za složene prodajne projekteAko ne koristite formalni CRM, preuzmite predložak tipa Kanban (npr. Auscomp-ov) i upravljajte prilikama po karticama.
- Dnevni red sastanka timaIzradite predložak dnevnog reda koji možete klonirati jednim klikom za svaki sastanak. Ako snimate sesije (kada je primjenjivo), odsutni mogu bez problema nadoknaditi propušteno.
- Popis prioritetnih obaveza tipa EisenhoweraIzradite ploču s četiri zone i primjerima zadataka:
- Krizahitno/važno
- Proizvodnostnije hitno/važno
- Odvlačenje pažnjehitno/nije važno
- Gubljenjenije hitno/nije važno - Osobni ili prodajni dnevnikZapišite ciljeve, razmišljanja i saznanja u 5-10 minuta dnevno. Poboljšat ćete fokus, pamćenje i dobrobit; mnogi trgovci to smatraju transformativnim.
Osnovne funkcije koje nikad ne zakažu: stvaranje, pisanje, spremanje, povezivanje i ispis
- Izradi novi blog- Na popisu bilježnica (gornji lijevi kut) dodirnite '+ Bilježnica', dajte joj naziv i gotovi ste. Prebacujte se između blogova s iste ploče.
- Pisanje i crtanjeKliknite bilo gdje i pišite; dodajte naslov iznad datuma ili vremena ako želite. Na uređajima osjetljivim na dodir, na kartici Crtanje odaberite olovku, debljinu i boju za rukom pisane bilješke ili isticanja; izbrišite gumicom kada je potrebno.
- Automatsko spremanjeOneNote sprema i sinkronizira u hodu. Ako pogriješite, koristite PoništiNema gumba za spremanje, pa se usredotočite na stvaranje.
- Odaberite tekst prstomDvaput dodirnite tekst i prilagodite kontrole za kopiranje, premještanje, formatiranje ili brisanje sadržaja s mobilnog telefona ili tableta.
- Umetni povezniceOdaberite Tekst > Umetni > Veza, promijenite 'Prikazani tekst' ako je primjenjivo i zalijepite adresu u 'Adresa'.
- Brze tabliceUmetni > Tablica za izradu tablice 1x2 i proširite je pomoću tipki Tab i Enter. Za napredno oblikovanje koristite karticu Tablica.
- Dodajte stranice i odjeljke: U bočnim trakama dodirnite '+ Stranica' ili '+ Odjeljak' i imenujte ih. Pomoću podstranica podijelite složene teme u manje odjeljke.
- Ispis bilješkiOdaberite pisač, orijentaciju, kopije i što želite ispisati (stranicu, odjeljak ili bilježnicu). Za PDF odaberite 'Ispis u Microsoft PDF'.
Dodatni trikovi za uštedu vremena svaki dan
- Slanje stranica putem e-pošte s izgledom kako ga vidite: Početna > E-pošta > Pošalji stranicu putem e-pošte i pustite Outlook da se pobrine za slanje (prilagodite svoj potpis u opcijama ako želite).
- Snimanje PDF-ova ili Word dokumenata bez problema koristite pisač 'Pošalji u OneNote' i odlučite na kojem će se odjeljku i stranici sadržaj nalaziti.
- Poveži sastanke, e-poštu i kontakte Kada radite na klijentskim projektima, imat ćete kontekst, odluke i sljedeće korake na jednom mjestu.
- Koristite diskretne kodove boja i emojije u nazivima odjeljaka kako biste brzo razlikovali kritična područja u bočnoj traci.
- Centralizirajte timski wiki s procesima, SOP-ovima i kontrolnim listama. Zahvaljujući oznakama i pretraživanju, svaki postupak možete pronaći u sekundama, čak i izvan mreže ako je prethodno sinkroniziran.
